Kontrola zarządcza - informacje

KONTROLA   ZARZĄDCZA

27 sierpnia 2009r. Sejm uchwalił nowa ustawę o finansach publicznych, która wprowadza do systemu finansów publicznych kontrolę zarządczą.

Jest to system kontroli wewnętrznej .Zaprojektowana ona jest tak , aby odnosić się do ryzyk i dawać zapewnienie, że działanie jednostki skierowane jest na wypełnienie jej misji i pomaga w osiągnięciu jej celów:

• Prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności;
• Wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością;
• Zgodność z prawem i przepisami;
• Ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.

Zadaniem kontroli zarządczej jest zapewnienie:

• Zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;
• Skuteczności i efektywności działania;
• Wiarygodności sprawozdań;
• Ochrony zasobów;
• Przestrzegania i promowanie zasad etycznego postępowania;
• Efektywności i skutecznego przepływu informacji;
• Zarządzania ryzykiem.

Za kontrolę zarządczą, całość funkcjonowania wszystkich komórek organizacyjnych w Urzędzie Gminy Wałcz odpowiada  Wójt.    Odpowiedzialność ponoszą   wszyscy pracownicy, a nadzór sprawują kierownicy wobec swoich podwładnych.

STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Wyróżnia się pięć grup standardów:

• Środowisko wewnętrzne;
• Zarządzanie ryzykiem;
• Mechanizmy kontroli;
• Informacja i komunikacja;
• Monitorowanie i ocena.

Grupa standardów –A   Środowisko wewnętrzne

Standard 1

Przestrzegania wartości etycznych

Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych w urzędzie i przestrzegać ich przy wykonywaniu zadań.

Działanie:

• Wprowadzenie kodeksu etyki;
• Szkolenie w zakresie kontroli zarządczej;
• Opracowanie zasad zapewnienia bezstronności i obiektywizmu działania;
• Badania opinii petentów.

Standard 2

Kompetencje zawodowe

Dbałość o to aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalający na skuteczne i efektywne wykonywanie zadań.

Działanie:

• Planowanie szkoleń pracowników;
• Odpowiednie procedury naboru na stanowiska;
• Motywacyjny system wynagradzania;
• System weryfikacji i wiedzy pracowników.

Standard 3

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań  urzędu.

Działanie:

• Aktualizowanie regulaminu organizacyjnego urzędu;
• Aktualizowanie zakresu czynności pracowników;
• Wprowadzenie zasad oceny pracowników przez petentów.

Standard 4

Delegowanie uprawnień

Określenie uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom.

Działanie:

• System upoważnień i pełnomocnictw;
• Zasady wydawania upoważnień i pełnomocnictw.

Grupa standardów – B   Zarządzanie ryzykiem

Określenie misji  urzędu gminy 

Identyfikacja ryzyk jej niepowodzenia 

Analiza wpływu konkretnych ryzyk na realizację misji 

Wyznaczenie akceptowalnego poziomu ryzyk 

Reakcja (m.in. wdrożenie mechanizmów)

Monitoring 

Ewentualna dalsza reakcja

Standard 5

Misja urzędu gminy

Misja to cel działania wyznaczony przepisami (m.in. Ustawa o samorządzie gminnym)

Działanie:

• Zasady i tryb wyznaczania celów urzędu, mierniki realizacji, zasady monitorowania i ich osiągnięcia;
• Wyznaczanie misji stałych i okresowych.

Tablica 1

Standard 6

Określenie celów, zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

Cele i zadania najlepiej określać w rocznej perspektywie a monitorowanie przeprowadzać za pomocą mierników. W realizacji zadań oceniamy oszczędność, efektywność i skuteczność.

Tablica 2 Wyznaczanie zadań i mierników

Tablica 3 Ocena osiągnięć mierników

Tablica 4 Sprawozdanie z realizacji mierników

Standard 7

Identyfikacja ryzyka

Co najmniej raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań.

Działania:

• Przyjęcie systemu identyfikacji ryzyka (protokołowane zebrania, narady);
• Wykorzystywanie wyników kontroli, analiz;
• Identyfikować, analizować reagować i monitorować.

Tablica 5 Opis ryzyk

Standard 8

Analiza ryzyka

Przeanalizować jaki wpływ na działalność urzędu gminy ma ryzyko.

Tablica 6 Ryzyko braku szkoleń dla pracowników w kontekście nieosiągnięcia

                celu realizowanego  przy ich udziale na wskutek popełnianych przez 

                nich błędów (ilość błędów – odsetek decyzji uchylanych w drugiej 

                instancji

Standard 9

Reakcja na ryzyko

W stosunku do każdego ryzyka należy określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które trzeba podjąć w celu zmniejszeniu danego ryzyka do akceptowalnego poziomu

Tablica 7

Grupa standardów – C    Mechanizmy kontroli

• Weryfikacja już obowiązujących procedur, przepisów wewnętrznych, zakresów czynności, struktury organizacyjnej.
• Wprowadzanie nowych regulacji.

Standard 10

Dokumentacja systemu kontroli zarządczej

Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków, uprawnień, odpowiedzialności i inne dokumenty stanowią dokumentacją systemu kontroli zarządczej.

Działanie:

• Instrukcja rejestrowanie procedur kontroli zarządczej;
• System umożliwiający trwałe odnotowywanie uwag pracowników dotyczących procedur – wykorzystywanych przy ich aktualizacjach lub zmianach.

Tablica 8 Uwagi pracowników

Standard 11

Nadzór

W celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji zadań przez pracowników należy prowadzić nadzór nad ich wykonywaniem. Obejmuje on jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.

Działanie:

• System okresowej weryfikacji czynności pracowników;
• Zasady i terminy raportowania i sprawozdawczości o wynikach pracy

Tablica 9 Terminy raportowania

Itd.

 Standard 12

Ciągłość działalności

Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymanie ciągłości działalności urzędu.

Działanie:

• Kluczowa kadra o odpowiednim poziomie doświadczenia;
• Wskazanie zastępstw za nieobecnych pracowników;
• Przekazywanie uprawnień, obowiązków, pełnomocnictw za nieobecnych;
• Plan bezpieczeństwa informatycznego
• Plan awaryjny na wypadek przerw w działaniu systemu informatycznego;
• System przechowywania danych gwarantujący ich nienaruszalność.

Standard 13

Ochrona zasobów

Dostęp do zasobów urzędu gminy mają mieć upoważnione osoby. Każda osoba winna mieć na piśmie określoną odpowiedzialność za powierzony sprzęt (używanie, zabezpieczenie, przechowywanie).

Działanie:

• Ubezpieczenie mienia gminy;
• Inwentaryzacja aktywów;
• Ochrona dokumentacji (dowody, umowy, dane podatników);
• System ochrony przeciwpożarowej;
• System zabezpieczenia technicznego pomieszczeń;
• Instrukcja inwentaryzacyjna.

Standard 14

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.

Działanie:

• Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych;
• Zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika;
• Podziały obowiązków dotyczących zatwierdzania realizacji i rejestracji operacji finansowych i gospodarczych;
• Weryfikacja operacji gospodarczych i finansowych przed i po realizowaniu;
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
• Polityka rachunkowości;
• Instrukcja kasowa;
• System upoważnień i pełnomocnictw;
• Zakresy czynności;
• Lista podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania operacji.

Standard 15

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

Standard wymaga zapewnienia bezpieczeństwa posiadanych systemów i danych informatycznych.

Grupa standardów – D  Informacja i komunikacja

Standard 16

Bieżąca informacja

Standard polega na bieżącej informacji o zadaniach i celach jednostki, przekazywanej pracownikom przez kierownictwo (narady).

Standard 17

Komunikacja wewnętrzna

Zapewnienie w odpowiednim czasie i formie właściwej i rzetelnej informacji potrzebnej do realizacji zadań.

Działanie:

• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
• Ścieżki obiegu dokumentów;
• Procedura komunikacji wewnętrznej.

(załącznik procedura)

Standard 18

Komunikacja zewnętrzna

Zapewnienie efektywnego systemu wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań urzędu gminy.

Działanie:

• Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych;
• Forma przekazywania sprawozdań;
• Forma przekazywania uchwał i zarządzeń;
• Ogłoszenia o zamówieniach publicznych.

Grupa standardów – E  Monitorowanie i ocena

Standard 19

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

System kontroli zarządczej należy monitorować, identyfikować problemy i na bieżąco rozwiązywać. Wszystkie sygnały zewnętrzne (skargi, wyniki kontroli, dane ze sprawozdań) analizować z punktu widzenia adekwatności skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.

Działanie:

• Spotkania z pracownikami celem wymiany uwag dotyczących funkcji kontroli zarządczej;

Standard 20

Samoocena

Co najmniej raz w roku należy przeprowadzić samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocenę należy udokumentować.

Działanie:

• Instrukcja w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów, określenia mierników ich realizacji, zasad monitorowania ich osiągnięcia;
• Listy kontrolne realizacji zadań wrażliwych (np. przetarg) – WZÓR

Tablica 10 Raportowanie stanu osiągnięcia miernika

Standard 21

Ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny

W przypadku i na warunkach określonych w ustawie należy prowadzić obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej przez audytora wewnętrznego.

Audyt prowadzą jednostki samorządu terytorialnego, którego kwota przychodów   (dochodów   lub   rozchodów)  wydatków   przekroczy   wysokość  

40 milionów złotych.

Standard 22

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

Źródłem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej powinny być wyniki monitorowania, wyniki samooceny systemu oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów. Uzyskanie zapewnienia może przybrać formę oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

Działanie:

• Sprawozdanie z funkcjonowania planu działalności;
• Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

Wzór oświadczenia

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki

sektora finansów publicznych

Ja, niżej podpisany ………………………………………………………………..

                                                                                                                         (imię i nazwisko)

jako kierownik jednostki …………………………………………………………

                                                                                                                           (podać nazwę)

w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż:

• informacje zawarte w sprawozdaniu z wykonania planu działalności za rok….. przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki;
• posiadam wystarczającą pewność/wystarczającą pewność z zastrzeżeniami¹, iż zasoby przydzielone do realizacji zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu działalności zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego oraz, że procedury kontroli zarządczej są ustanowione i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania;

Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki²:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(w tym miejscu kierownik może przedstawić istotne ryzyka lub słabości kontroli zarządczej, które zostały zidentyfikowane

w określonych obszarach działalności jednostki wraz z opisem działań planowanych lub podjętych w celu ograniczenia tych ryzyk

lub słabości kontroli zarządczej)

Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z samooceny¹, kontroli wewnętrznej i wyników kontroli zewnętrznej.

Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniu, a które mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji gminy.

                                                                              ……………………………….

                                                                                              (pieczęć i podpis)

___________________________________________________

¹  Niewłaściwe skreślić.

²  Kierownik jednostki może dodać zastrzeżenia, jeżeli mają one istotny wpływ na oświadczenie

   o stanie kontroli zarządczej.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian