ZARZĄDZENIE NR 3/2017 Wójta Gminy Wałcz z dnia 5 stycznia 2017 r. w sprawie wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Wałcz

ZARZĄDZENIE NR 3/2017

Wójta Gminy Wałcz

z dnia 5 stycznia 2017 r.

w sprawie wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Wałcz.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. 2016 poz. 446) oraz art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych

(Dz. U. 2016 poz. 1870) celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zarządza się co następuje:

§ 1. 1. W Urzędzie Gminy Wałcz wprowadza się Centralny Rejestr Umów w celu nadania numerów umów i ich rejestracji.

2. Rejestracji podlegają zarówno umowy na czas nieokreślony jak i pozostałe umowy.

§ 2. 1. Każda umowa, której stroną jest Gmina Wałcz podlega rejestracji.

2. Każda umowa wytwarzana przez pracowników Urzędu przygotowywana jest w czterech egzemplarzach.

§ 3. 1. Centralny Rejestr Umów prowadzi pracownik samodzielnego stanowiska ds. kancelaryjnych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Każda umowa rejestrowana jest formie papierowej oraz elektronicznie w systemie E-Obieg – dotyczy umów przychodzących i rozsyłana elektronicznie do kierownika referatu/ pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za jej realizację, zastępcy Wójta, Skarbnika oraz Sekretarza.

3. Komórki organizacyjne/samodzielne stanowiska Urzędu prowadzą wewnętrzne rejestry umów, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Rejestry o których mowa w ust. 1 i 3 prowadzi się dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć z pozostawieniem całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.

§ 4. Obowiązek rejestracji umów w Centralnym Rejestrze Umów:

1. Dotyczy wszystkich umów zawartych w formie pisemnej, z którymi wiążą się skutki finansowe, z wyłączeniem umów wynikających ze stosunku pracy, zawartych na podstawie Kodeksu pracy,

2. Spoczywa na pracowniku merytorycznie odpowiedzialnym za realizację danej umowy.

§ 5. Za właściwe przygotowanie projektu umowy lub uzgodnienie zapisów w przypadku, gdy projektodawcą jest druga strona umowy, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący daną sprawę.

§ 6. 1. Za bezpośredni nadzór na realizacją umowy i merytorycznym rozliczeniem umowy odpowiada kierownik komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko urzędu, gdzie umowa została przygotowana lub gdzie umowa wpłynęła.

2. Za poprawność formalno – rachunkową rozliczenia umowy odpowiada Skarbnik Gminy.

§ 7. 1. Umowa przedłożona do rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów zawiera:

1. numer nadany przez kierownika komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko Urzędu, w której dana sprawa jest realizowana (w przypadku umów zewnętrznych przyjmuje się numerację nadaną przez daną instytucję), na który składa się:

1) symbol komórki organizacyjnej/samodzielnego stanowiska Urzędu,

2) pozycja, pod którą umowa została zarejestrowana w danej komórce organizacyjnej/ samodzielnym stanowisku Urzędu,

3) rok zawarcia umowy,

2. parafę pracownika prowadzącego daną sprawę na każdej stronie umowy,
   w jej lewym dolnym rogu,

3. akceptację pod względem formalno-prawnym radcy prawnego poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej wraz z podpisem na ostatniej stronie oraz parafowanie każdej ze stron umowy,

4. kontrasygnatę Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej,

5. podpisy osób upoważnionych do jej zawarcia.

2. Pracownik prowadzący Centralny Rejestr Umów potwierdza fakt zarejestrowania umowy w rejestrze poprzez opatrzenie egzemplarza umowy pozostającego
w Urzędzie pieczęcią o treści:

„zarejestrowano w Centralnym Rejestrze Umów Urzędu Gminy Wałcz

w dniu …………… pod Nr ……..” i podpisem.

3. Umowy zarejestrowane w Centralnym rejestrze przechowywane są we właściwej komórce organizacyjnej / samodzielnym stanowisku Urzędu merytorycznie odpowiedzialnym za realizację umowy oraz w jednym egzemplarzu przekazywane dla Skarbnika w celu zaksięgowania zaangażowania środków – przekazania dokonuje pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację umowy.

§ 8. Zasady przygotowywania, rejestracji i realizacji umów, o których mowa w niniejszym Zarządzeniu mają odpowiednie zastosowanie do aneksów do umów.

§ 9. 1. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy Wałcz do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

WÓJT GMINY WAŁCZ

Jan Matuszewski

Załączniki do pobrania

Metadane - wyciąg z rejestru zmian