Kontrola zarządcza - informacje
KONTROLA ZARZĄDCZA
27 sierpnia 2009r. Sejm uchwalił nowa ustawę o finansach publicznych, która wprowadza do systemu finansów publicznych kontrolę zarządczą.
Jest to system kontroli wewnętrznej .Zaprojektowana ona jest tak , aby odnosić się do ryzyk i dawać zapewnienie, że działanie jednostki skierowane jest na wypełnienie jej misji i pomaga w osiągnięciu jej celów:
- Prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności;
- Wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością;
- Zgodność z prawem i przepisami;
- Ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.
Zadaniem kontroli zarządczej jest zapewnienie:
- Zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;
- Skuteczności i efektywności działania;
- Wiarygodności sprawozdań;
- Ochrony zasobów;
- Przestrzegania i promowanie zasad etycznego postępowania;
- Efektywności i skutecznego przepływu informacji;
- Zarządzania ryzykiem.
Za kontrolę zarządczą, całość funkcjonowania wszystkich komórek organizacyjnych w Urzędzie Gminy Wałcz odpowiada Wójt. Odpowiedzialność ponoszą wszyscy pracownicy, a nadzór sprawują kierownicy wobec swoich podwładnych.
STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Wyróżnia się pięć grup standardów:
- Środowisko wewnętrzne;
- Zarządzanie ryzykiem;
- Mechanizmy kontroli;
- Informacja i komunikacja;
- Monitorowanie i ocena.
Grupa standardów –A Środowisko wewnętrzne
Standard 1
Przestrzegania wartości etycznych
Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych w urzędzie i przestrzegać ich przy wykonywaniu zadań.
Działanie:
- Wprowadzenie kodeksu etyki;
- Szkolenie w zakresie kontroli zarządczej;
- Opracowanie zasad zapewnienia bezstronności i obiektywizmu działania;
- Badania opinii petentów.
Standard 2
Kompetencje zawodowe
Dbałość o to aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalający na skuteczne i efektywne wykonywanie zadań.
Działanie:
- Planowanie szkoleń pracowników;
- Odpowiednie procedury naboru na stanowiska;
- Motywacyjny system wynagradzania;
- System weryfikacji i wiedzy pracowników.
Standard 3
Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań urzędu.
Działanie:
- Aktualizowanie regulaminu organizacyjnego urzędu;
- Aktualizowanie zakresu czynności pracowników;
- Wprowadzenie zasad oceny pracowników przez petentów.
Standard 4
Delegowanie uprawnień
Określenie uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom.
Działanie:
- System upoważnień i pełnomocnictw;
- Zasady wydawania upoważnień i pełnomocnictw.
Grupa standardów – B Zarządzanie ryzykiem
Określenie misji urzędu gminy
Identyfikacja ryzyk jej niepowodzenia
Analiza wpływu konkretnych ryzyk na realizację misji
Wyznaczenie akceptowalnego poziomu ryzyk
Reakcja (m.in. wdrożenie mechanizmów)
Monitoring
Ewentualna dalsza reakcja
Standard 5
Misja urzędu gminy
Misja to cel działania wyznaczony przepisami (m.in. Ustawa o samorządzie gminnym)
Działanie:
- Zasady i tryb wyznaczania celów urzędu, mierniki realizacji, zasady monitorowania i ich osiągnięcia;
- Wyznaczanie misji stałych i okresowych.
Tablica 1
Nr | Funkcja/Misja | Charakterystyka funkcji/misji | Nr | Zakres przedmiotowy działania realizowanego w ramach funkcji/misji |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
Standard 6
Określenie celów, zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Cele i zadania najlepiej określać w rocznej perspektywie a monitorowanie przeprowadzać za pomocą mierników. W realizacji zadań oceniamy oszczędność, efektywność i skuteczność.
Tablica 2 Wyznaczanie zadań i mierników
Nr | Nazwa funkcji/misji | Nr | Zadanie (opis zadania i opis celu) | Miernik | Odpowie- dzialna komórka organiza- cyjna |
|||
Nazwa | Wartość |
|||||||
Bazowa | Docelowa |
|||||||
Rok bazowy 2010 | Rok bazowy +1 | Rok bazowy +2 |
||||||
|
| 1 | Utrzymanie nieruchomości Wykonanie remontu | Koszt remontu 1m2/zł | 80 | 83 | 85 | Referat ochrony środowiska …. |
Tablica 3 Ocena osiągnięć mierników
Okres realizacji 2010 |
||||
Zadanie: zmniejszenie stanu zaległości w stosunku do realizowanych dochodów z 25% do 15% |
||||
Czas | Analiza | Działanie | Osoba odpowiedzialna | Sprawozdawczość/monitoring |
Styczeń-luty | Czy występują roszczenia przedawnione | Odpisanie roszczeń przedawnionych |
| Sprawozdanie obrazujące kwoty dokonanych odpisów i wpływ działania na stan zaległości |
Tablica 4 Sprawozdanie z realizacji mierników
Nr | Nazwa funkcji | Nr | Zadanie (opis zadania i opis celu) | Miernik | Przyczyny nieosiągnię-cia wartości docelowych. Propozycje działań |
||||||
Nazwa | Wartość |
||||||||||
Rok bazowy | Docelowa (zakładana) | Rzeczywista (kwartały |
|||||||||
I | II | III | IV |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Standard 7
Identyfikacja ryzyka
Co najmniej raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań.
Działania:
- Przyjęcie systemu identyfikacji ryzyka (protokołowane zebrania, narady);
- Wykorzystywanie wyników kontroli, analiz;
- Identyfikować, analizować reagować i monitorować.
Tablica 5 Opis ryzyk
Opis ryzyk | Ryzyko |
|
Tak | Nie |
|
Potencjał i możliwości jednostki |
|
|
Wyniki jednostki |
|
|
Kwestie prawne |
|
|
Kwestie finansowe |
|
|
Działalność operacyjna |
|
|
Standard 8
Analiza ryzyka
Przeanalizować jaki wpływ na działalność urzędu gminy ma ryzyko.
Tablica 6 Ryzyko braku szkoleń dla pracowników w kontekście nieosiągnięcia
celu realizowanego przy ich udziale na wskutek popełnianych przez
nich błędów (ilość błędów – odsetek decyzji uchylanych w drugiej
instancji
Odsetek przeszkolonych pracowników | Odsetek decyzji uchylanych w drugiej instancji | Akceptowalny poziom ryzyka | Uwagi |
10 | 20 | 5 |
|
30 | 5 | 5 |
|
Standard 9
Reakcja na ryzyko
W stosunku do każdego ryzyka należy określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które trzeba podjąć w celu zmniejszeniu danego ryzyka do akceptowalnego poziomu
Tablica 7
Ryzyko Nr 1 | Identyfikacja |
| Zbyt duża liczba zamówień publicznych wykonywanych niewłaściwie (usterki, zgłoszenia gwarancyjne, nieterminowe wykonanie zamówień) |
Analiza |
|
Stan obecny: 30% umów wykonanych choćby częściowo niewłaściwie. Ryzyko istotne. Poziom akceptowalny 10% umów niewłaściwe wykonywanych. |
|
Mechanizmy |
|
W każdym postępowaniu przyjąć zaostrzone warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia. Obowiązkowo żąda się zabezpieczenia należytego wykonania umów w każdym postępowaniu – w maksymalnej wysokości. Wydłużone wymagane terminy gwarancji. Wyższe kary umowne za nieprawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia przewidzianego w umowach. |
Grupa standardów – C Mechanizmy kontroli
- Weryfikacja już obowiązujących procedur, przepisów wewnętrznych, zakresów czynności, struktury organizacyjnej.
- Wprowadzanie nowych regulacji.
Standard 10
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej
Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków, uprawnień, odpowiedzialności i inne dokumenty stanowią dokumentacją systemu kontroli zarządczej.
Działanie:
- Instrukcja rejestrowanie procedur kontroli zarządczej;
- System umożliwiający trwałe odnotowywanie uwag pracowników dotyczących procedur – wykorzystywanych przy ich aktualizacjach lub zmianach.
Tablica 8 Uwagi pracowników
Standard | Uwagi | Proponowane zmiany | Komórka organiz./referat/samodz.stanowisko |
|
|
|
|
Standard 11
Nadzór
W celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji zadań przez pracowników należy prowadzić nadzór nad ich wykonywaniem. Obejmuje on jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.
Działanie:
- System okresowej weryfikacji czynności pracowników;
- Zasady i terminy raportowania i sprawozdawczości o wynikach pracy
Tablica 9 Terminy raportowania
Komórka organizacyjna i samodzielne stanowiska | Miesiące | Uwagi |
|||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
||
Referat gospodarki wodno ściekowej |
|
|
Do 31 |
|
|
|
|
|
Do 30 |
|
|
|
|
Itd.
Standard 12
Ciągłość działalności
Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymanie ciągłości działalności urzędu.
Działanie:
- Kluczowa kadra o odpowiednim poziomie doświadczenia;
- Wskazanie zastępstw za nieobecnych pracowników;
- Przekazywanie uprawnień, obowiązków, pełnomocnictw za nieobecnych;
- Plan bezpieczeństwa informatycznego
- Plan awaryjny na wypadek przerw w działaniu systemu informatycznego;
- System przechowywania danych gwarantujący ich nienaruszalność.
Standard 13
Ochrona zasobów
Dostęp do zasobów urzędu gminy mają mieć upoważnione osoby. Każda osoba winna mieć na piśmie określoną odpowiedzialność za powierzony sprzęt (używanie, zabezpieczenie, przechowywanie).
Działanie:
- Ubezpieczenie mienia gminy;
- Inwentaryzacja aktywów;
- Ochrona dokumentacji (dowody, umowy, dane podatników);
- System ochrony przeciwpożarowej;
- System zabezpieczenia technicznego pomieszczeń;
- Instrukcja inwentaryzacyjna.
Standard 14
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
Działanie:
- Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych;
- Zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika;
- Podziały obowiązków dotyczących zatwierdzania realizacji i rejestracji operacji finansowych i gospodarczych;
- Weryfikacja operacji gospodarczych i finansowych przed i po realizowaniu;
- Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
- Polityka rachunkowości;
- Instrukcja kasowa;
- System upoważnień i pełnomocnictw;
- Zakresy czynności;
- Lista podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania operacji.
Standard 15
Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Standard wymaga zapewnienia bezpieczeństwa posiadanych systemów i danych informatycznych.
Grupa standardów – D Informacja i komunikacja
Standard 16
Bieżąca informacja
Standard polega na bieżącej informacji o zadaniach i celach jednostki, przekazywanej pracownikom przez kierownictwo (narady).
Standard 17
Komunikacja wewnętrzna
Zapewnienie w odpowiednim czasie i formie właściwej i rzetelnej informacji potrzebnej do realizacji zadań.
Działanie:
- Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
- Ścieżki obiegu dokumentów;
- Procedura komunikacji wewnętrznej.
(załącznik procedura)
Standard 18
Komunikacja zewnętrzna
Zapewnienie efektywnego systemu wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań urzędu gminy.
Działanie:
- Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych;
- Forma przekazywania sprawozdań;
- Forma przekazywania uchwał i zarządzeń;
- Ogłoszenia o zamówieniach publicznych.
Grupa standardów – E Monitorowanie i ocena
Standard 19
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
System kontroli zarządczej należy monitorować, identyfikować problemy i na bieżąco rozwiązywać. Wszystkie sygnały zewnętrzne (skargi, wyniki kontroli, dane ze sprawozdań) analizować z punktu widzenia adekwatności skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.
Działanie:
- Spotkania z pracownikami celem wymiany uwag dotyczących funkcji kontroli zarządczej;
Standard 20
Samoocena
Co najmniej raz w roku należy przeprowadzić samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocenę należy udokumentować.
Działanie:
- Instrukcja w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów, określenia mierników ich realizacji, zasad monitorowania ich osiągnięcia;
- Listy kontrolne realizacji zadań wrażliwych (np. przetarg) – WZÓR
Tablica 10 Raportowanie stanu osiągnięcia miernika
Proces | Miernik | Przyczyny nieosiągnięcia wartości docelowych. Propozycje działań |
||||||
Nazwa | Wartość |
|||||||
Rok bazowy | Docelowa (zakładana) | Rzeczywista (kwartały) |
||||||
I | II | III | IV |
|||||
Realizacja dochodów z tytułu umów dzierżawy i najmu
| Procent zrealizowanych dochodów w stosunku do dochodów planowanych | 80% | 90% | 80 | 75 | 78 | 70 |
|
Standard 21
Ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny
W przypadku i na warunkach określonych w ustawie należy prowadzić obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej przez audytora wewnętrznego.
Audyt prowadzą jednostki samorządu terytorialnego, którego kwota przychodów (dochodów lub rozchodów) wydatków przekroczy wysokość
40 milionów złotych.
Standard 22
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Źródłem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej powinny być wyniki monitorowania, wyniki samooceny systemu oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów. Uzyskanie zapewnienia może przybrać formę oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
Działanie:
- Sprawozdanie z funkcjonowania planu działalności;
- Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Wzór oświadczenia
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki
sektora finansów publicznych
Ja, niżej podpisany ………………………………………………………………..
(imię i nazwisko)
jako kierownik jednostki …………………………………………………………
(podać nazwę)
w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż:
- informacje zawarte w sprawozdaniu z wykonania planu działalności za rok….. przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki;
- posiadam wystarczającą pewność/wystarczającą pewność z zastrzeżeniami1, iż zasoby przydzielone do realizacji zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu działalności zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego oraz, że procedury kontroli zarządczej są ustanowione i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania;
Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki2:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(w tym miejscu kierownik może przedstawić istotne ryzyka lub słabości kontroli zarządczej, które zostały zidentyfikowane
w określonych obszarach działalności jednostki wraz z opisem działań planowanych lub podjętych w celu ograniczenia tych ryzyk
lub słabości kontroli zarządczej)
Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z samooceny1, kontroli wewnętrznej i wyników kontroli zewnętrznej.
Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniu, a które mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji gminy.
……………………………….
(pieczęć i podpis)
___________________________________________________
1 Niewłaściwe skreślić.
2 Kierownik jednostki może dodać zastrzeżenia, jeżeli mają one istotny wpływ na oświadczenie
o stanie kontroli zarządczej.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Rafał Falkowski | 13-01-2012 11:37:48 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | Rafał Falkowski | 13-01-2012 |
Ostatnia aktualizacja: | Rafał Falkowski | 13-01-2012 11:45:50 |